Préparez-vous dès aujourd'hui à la mise en conformité de la facture électronique
Avec l’évolution des réglementations fiscales, la mise en conformité avec la facture électronique n’est plus une option, mais une nécessité pour les entreprises. Dès aujourd'hui, il est crucial de prendre les mesures nécessaires pour anticiper cette transition et éviter les risques associés à la non-conformité. Voici tout ce que vous devez savoir pour réussir cette étape clé.
Qu’est-ce que la Facturation Électronique ?
🔹 Définition
Une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et conservée sous un format structuré permettant un traitement automatisé. Cela signifie qu’elle doit être conforme à un format normé et ne peut pas être un simple PDF envoyé par e-mail.
Formats acceptés :
- Factur-X (hybride PDF lisible + XML pour les machines)
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Cross Industry Invoice)
🔸 Un PDF seul n’est pas une facture électronique légale !
Avantages pour les entreprises :
✅ Automatisation et gain de temps dans la comptabilité
✅ Réduction des erreurs et meilleure traçabilité
✅ Sécurisation des échanges et lutte contre la fraude
✅ Amélioration des délais de paiement grâce à des processus dématérialisés
✅ Facilitation du contrôle fiscal par une meilleure transparence des transactions
Le Nouveau Système : Les Acteurs Clés
📌 Le Portail Public de Facturation (PPF)
🔹 Rôle :
- Initialement prévu pour gérer la facturation électronique, le PPF ne sera pas une plateforme d’émission/réception de factures.
- Il jouera uniquement un rôle de supervision et de contrôle pour l’administration fiscale.
- Il hébergera l’annuaire central des entreprises et des plateformes PDP.
- Il recevra les informations fiscales transmises par les PDP.
📌 La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
🔹 Rôle :
- Les PDP sont des plateformes privées agréées par l’État.
- Elles seront l’intermédiaire obligatoire entre les entreprises et l’administration fiscale.
- Elles assureront l’émission, la réception, la conversion et la transmission des factures électroniques.
- Elles seront responsables de l’e-reporting TVA.
- Certaines PDP proposeront des services complémentaires : archivage, automatisation des workflows comptables, gestion des paiements.
🔸 Les entreprises doivent choisir une PDP ou une plateforme de dématérialisation simple (OD) pour être en conformité.
Les enjeux de la mise en conformité
Dès les prochaines années, de nombreuses entreprises devront obligatoirement émettre, transmettre, et recevoir leurs factures sous format électronique. Cette obligation est encadrée par des lois nationales et européennes visant à renforcer la transparence fiscale et à lutter contre la fraude.
Les entreprises doivent se préparer dès maintenant pour :
- Éviter des pénalités financières en cas de non-respect des normes.
- Assurer la continuité des échanges commerciaux avec leurs partenaires.
- Bénéficier des avantages compétitifs d’un processus de facturation modernisé.
Échéance & Implications pour les entreprises
📌 Obligations et échéances
📅 1er septembre 2026 :
- Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures électroniques.
- Grandes entreprises et ETI : obligation d’émettre des factures électroniques et de réaliser l’e-reporting TVA.
📅 1er septembre 2027 :
- Obligation d’émettre des factures électroniques et de réaliser l’e-reporting pour toutes les PME et TPE.
📌 Changement des Flux Internes
- Fin de la facture papier et des PDF simples.
- Obligation d’utiliser une PDP agréée pour échanger les factures.
- Intégration automatique des factures dans les logiciels comptables.
- Adaptation des outils ERP (Sage 100, Odoo, etc.).
📌 Obligation d’E-Reporting
- Transmission en temps réel des données fiscales à l’administration.
- Obligation de conserver les factures sous format électronique pendant 10 ans.
- Fréquence de transmission des données :
- En temps réel ou périodiquement (quotidien, hebdomadaire ou mensuel) selon la nature de l’activité et les obligations fiscales. (Source : https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A16076)
🔸 Si une entreprise ne se met pas en conformité, elle risque des sanctions financières et des retards de paiement.
Sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation électronique
1. Manquement à l'obligation de facturation
- Entreprise individuelle : amende jusqu'à 75 000 €.
- Société : amende jusqu'à 375 000 €.
- En cas de récidive dans les 2 ans :
- Entreprise individuelle : amende jusqu'à 150 000 €.
- Société : amende jusqu'à 750 000 €.
2. Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
- Amende de 15 € par omission ou inexactitude, plafonnée à 25 % du montant de la facture.
- Si l’adresse ou l’identité du client ou du fournisseur ont été modifiées/dissimulées → amende égale à 50 % du montant total des factures concernées.
3. Livraison ou prestation de services fictives
- Amende de 50 % du montant de la facture.
- Si l’opération est prouvée et correctement comptabilisée sous 30 jours → amende réduite à 5 % du montant de la transaction.
(Source : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23208)
Nos recommandations
Il est temps d’agir ! Voici quelques conseils pour prendre de l’avance :
- Adoptez une solution technologique adaptée : Faites appel à des prestataires spécialisés pour intégrer des outils conformes à vos besoins.
- Faites-vous accompagner : Les experts en conformité peuvent vous aider à naviguer dans la complexité des exigences légales.
- Communiquez en interne et en externe : Une transition réussie nécessite une coordination efficace entre vos équipes et vos partenaires.
Les étapes pour une transition réussie
Voici les principales étapes pour anticiper efficacement la mise en conformité :
- Évaluer votre situation actuelle
Réalisez un audit interne de vos processus et outils de facturation. Identifiez les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences réglementaires. - Mettre à jour vos outils
Investissez dans une solution de facturation électronique conforme aux normes en vigueur (formats structurés, plateforme de transmission, archivage sécurisé). - Former vos équipes
Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent les nouvelles obligations et maîtrisent les outils déployés. - Collaborer avec vos partenaires
Informez vos clients et fournisseurs de la transition vers l’e-facturation. La coordination est essentielle pour garantir des échanges fluides.
Conclusion
La mise en conformité avec la facture électronique est une opportunité pour moderniser vos processus et renforcer votre compétitivité. En prenant les devants dès aujourd’hui, vous éviterez des complications futures et profiterez pleinement des bénéfices de cette transition digitale.
Mais êtes-vous vraiment prêt ? Votre logiciel de facturation actuel est-il conforme aux nouvelles normes ? Disposez-vous des outils nécessaires pour émettre, transmettre et archiver vos factures électroniques en toute sécurité ?
N’attendez pas que les échéances approchent ! Faites un audit de vos systèmes dès maintenant en nous contactant pour vous accompagner dans cette démarche essentielle.